Электронный счёт-фактура (ЭСФ) — обязательный документ налогового учёта при реализации товаров и услуг в Казахстане. С 2019 года бумажные счета-фактуры фактически вытеснены электронными: государство последовательно расширяло круг обязанных субъектов, и сегодня ЭСФ выставляют как плательщики НДС, так и ряд неплательщиков. Незнание требований оборачивается штрафами и отказом контрагентам в вычете по НДС.
В этой статье — исчерпывающий разбор: кто обязан работать с ЭСФ, как зарегистрироваться в информационной системе, как правильно выставить и принять счёт-фактуру, какие реквизиты обязательны и что грозит за нарушения.
Что такое ЭСФ и какова его правовая основа
Электронный счёт-фактура — это счёт-фактура, сформированный в Информационной системе электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и подписанный электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Правовую основу составляют:
- Налоговый кодекс РК (статьи 412–417) — обязанность выписки счёта-фактуры, реквизиты, сроки;
- Приказ Министра финансов РК от 22 апреля 2019 года № 370 «Об утверждении Правил выписки счёта-фактуры в электронной форме в ИС ЭСФ» (с изменениями);
- Приказ Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 — Правила ведения налогового учёта;
- Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 года № 370-II.
| ЭСФ имеет такую же юридическую силу, что и бумажный счёт-фактура. Документ считается выставленным с момента его подписания ЭЦП отправителя в ИС ЭСФ и принятым — с момента подписания ЭЦП получателя или по истечении срока для отказа. |
Кто обязан выставлять ЭСФ в Казахстане
Обязанность выписки счёта-фактуры в электронной форме установлена статьёй 412 НК РК. По состоянию на 2026 год ЭСФ обязаны выставлять следующие категории субъектов:
| Категория субъекта | Основание |
| Плательщики НДС при реализации товаров, работ, услуг | Ст. 412 НК РК, пп. 1 п. 1 |
| Комиссионеры, экспедиторы, поверенные, действующие в интересах третьих лиц | Ст. 412 НК РК, пп. 2 п. 1 |
| Субъекты, реализующие товары, включённые в Перечень изъятий (виртуальный склад) | Приказ МФ РК № 370 |
| Участники международных договоров, предусматривающих ЭСФ (ЕАЭС) | Договор о ЕАЭС, протоколы |
| Субъекты, осуществляющие экспорт/импорт в рамках ЕАЭС | Ст. 447 НК РК |
| Структурные подразделения юрлиц, самостоятельно реализующие товары/услуги | Ст. 412 НК РК, п. 3 |
Неплательщики НДС: когда ЭСФ тоже обязателен
С 2020 года ЭСФ обязаны выставлять и ряд неплательщиков НДС — при реализации товаров, которые входят в перечень товаров, подлежащих отслеживанию через виртуальный склад ИС ЭСФ. В этот перечень включены товары, подверженные риску уклонения от уплаты налогов: ГСМ, лекарственные препараты, алкогольная продукция, табачные изделия, отдельные группы пищевых продуктов, строительные материалы и другие категории.
Полный актуальный перечень товаров виртуального склада публикуется на сайте Комитета государственных доходов (КГД) Министерства финансов РК — cabinet.salyk.kz.
| ИП и ТОО на упрощённом режиме (СНР), не состоящие на учёте по НДС, освобождены от обязательного выставления ЭСФ — если только не реализуют товары из перечня виртуального склада или не участвуют в сделках в рамках ЕАЭС. |
Информационная система ЭСФ (ИС ЭСФ): доступ и регистрация
Работа с ЭСФ ведётся исключительно через официальную Информационную систему, доступную по адресу: esf.gov.kz. Система интегрирована с порталом электронного правительства и базами КГД МФ РК.
Способы доступа к ИС ЭСФ
- Веб-портал esf.gov.kz — основной способ. Вход осуществляется через ЭЦП (ключи на токене или в мобильном приложении eGov Mobile).
- API-интеграция — для крупных компаний с большим объёмом счетов-фактур: интеграция учётной системы (1С, SAP, Oracle и др.) напрямую с ИС ЭСФ через API. Позволяет создавать ЭСФ автоматически из учётной системы.
- Мобильное приложение eGov Business — для малого бизнеса и ИП, позволяет выставлять и принимать ЭСФ со смартфона.
Что необходимо для регистрации и работы в ИС ЭСФ
- Действующая ЭЦП (НУЦ РК) — ключи физического лица-руководителя или уполномоченного представителя, либо ключи юридического лица. Получить ЭЦП можно в ЦОНе, онлайн на pki.gov.kz или через приложение eGov Mobile.
- Регистрация в ИС ЭСФ: при первом входе через ЭЦП система автоматически подтягивает данные из государственных баз — БИН/ИИН, наименование, адрес.
- Для структурных подразделений — отдельная регистрация подразделения с привязкой к основному юридическому лицу.
- Для API-интеграции — заявка на получение учётных данных для технического пользователя через портал КГД.
Как выставить ЭСФ: пошаговый порядок
Процедура выставления ЭСФ через веб-портал esf.gov.kz состоит из следующих шагов:
- Вход в систему. Откройте esf.gov.kz, нажмите «Войти», выберите способ аутентификации (ЭЦП на токене или через eGov Mobile QR-код).
- Создание нового ЭСФ. В разделе «Выписать ЭСФ» выберите тип счёта-фактуры: обычный, исправленный, дополнительный или счёт-фактура по договору.
- Заполнение реквизитов документа. Укажите все обязательные поля (см. раздел ниже).
- Добавление строк товаров/услуг. По каждой позиции укажите наименование, единицу измерения, количество, цену, ставку НДС (0%, 12% или «без НДС»), сумму НДС и итоговую сумму.
- Прикрепление дополнительных документов (при необходимости). Например, для экспортных операций или при наличии лицензий.
- Проверка и подпись. Система автоматически проверяет обязательные поля. После проверки подпишите ЭСФ своей ЭЦП — документ получает юридическую силу и направляется получателю.
- Контроль статуса. Выставленный ЭСФ отображается в разделе «Исходящие» со статусом «Доставлен». После подтверждения получателем — статус меняется на «Принят».
Обязательные реквизиты ЭСФ
Перечень обязательных реквизитов установлен статьёй 412 НК РК и детализирован Правилами № 370. Отсутствие любого из обязательных реквизитов влечёт признание ЭСФ недействительным.
| № | Реквизит | Примечание |
| 1 | Порядковый номер ЭСФ | Присваивается системой автоматически |
| 2 | Дата выписки | Календарная дата подписания ЭЦП |
| 3 | Статус поставщика по НДС | Плательщик / неплательщик |
| 4 | Наименование, БИН/ИИН поставщика | Подтягивается автоматически из реестра |
| 5 | Наименование, БИН/ИИН получателя | Вводится вручную или выбирается из справочника |
| 6 | Наименование товара / работы / услуги | Должно соответствовать договору |
| 7 | Единица измерения и количество | По ОКЕЙ (общегосударственный классификатор) |
| 8 | Цена за единицу (без НДС) | В тенге или иностранной валюте |
| 9 | Ставка НДС | 0%, 12% или «без НДС» |
| 10 | Сумма НДС | По каждой строке и итоговая |
| 11 | Стоимость с НДС (итого) | Прописью не требуется |
| 12 | Валюта расчётов | Обязательно для валютных договоров |
| 13 | Номер и дата договора / контракта | При наличии |
| 14 | Категория операции | Обычная реализация, экспорт, импорт и т.д. |
Сроки выставления ЭСФ
Сроки выписки счёта-фактуры строго регламентированы статьёй 413 НК РК. Нарушение сроков — основание для административного взыскания.
| Вид операции | Срок выставления ЭСФ |
| Реализация товаров, работ, услуг (общий случай) | Не позднее 15 календарных дней с даты совершения оборота |
| Реализация на условиях предоплаты (аванс) | Не позднее 15 к/дней с даты получения аванса — если аванс закрывает оборот |
| Экспорт товаров в страны ЕАЭС | Не позднее 20 к/дней с даты отгрузки товаров |
| Импорт товаров из стран ЕАЭС | Не позднее 20 к/дней с даты принятия товаров на учёт |
| Дополнительный ЭСФ (корректировочный) | Не позднее 15 к/дней с даты возврата или изменения условий |
| Исправленный ЭСФ (вместо аннулированного) | Без ограничений по сроку, но до закрытия налогового периода |
| Важно: Датой совершения оборота по реализации товаров является дата передачи товара (дата накладной или акта приёма-передачи). По работам и услугам — дата подписания акта выполненных работ. Именно от этой даты исчисляется 15-дневный срок выставления ЭСФ. |
Как принять ЭСФ: порядок для получателя
Получатель ЭСФ также работает через ИС ЭСФ. Входящие счета-фактуры отображаются в разделе «Входящие ЭСФ».
Действия получателя при поступлении ЭСФ
- Проверка реквизитов. Убедитесь, что в ЭСФ корректно указаны ваши БИН/ИИН, наименование, описание товаров/услуг соответствует фактически полученному, суммы и ставка НДС верны.
- Подтверждение (принятие). Подпишите ЭСФ своей ЭЦП — документ переходит в статус «Принят». С этого момента вы вправе отражать НДС к зачёту в декларации по форме 300.00.
- Отклонение (отказ). Если реквизиты неверны — нажмите «Отклонить», укажите причину. Поставщик обязан аннулировать ЭСФ и выписать исправленный.
- Бездействие — не означает принятие. ЭСФ не принимается автоматически. Без подписи получателя документ остаётся в статусе «Доставлен» — к зачёту НДС такой ЭСФ не принимается.
| Для зачёта НДС: согласно статье 400 НК РК, налог на добавленную стоимость, уплаченный поставщику, принимается к зачёту только при наличии ЭСФ в статусе «Принят» в ИС ЭСФ. Бумажного счёта-фактуры для зачёта НДС недостаточно — система КГД проверяет данные в ИС ЭСФ. |
Виды ЭСФ: обычный, дополнительный, исправленный
| Вид ЭСФ | Когда применяется | Особенности |
| Обычный | Первичное выставление при реализации | Основной документ по сделке |
| Дополнительный | Корректировка суммы или количества по ранее выставленному ЭСФ (возврат, скидка, изменение цены) | Ссылается на номер первичного ЭСФ. Может быть на увеличение или уменьшение |
| Исправленный | Замена ошибочного ЭСФ после его аннулирования | Первоначальный ЭСФ аннулируется, исправленный выписывается заново с тем же номером операции |
| На бумажном носителе (исключение) | Технический сбой в ИС ЭСФ, подтверждённый КГД, или при отсутствии интернета в труднодоступных районах | Обязательный перевод в ИС ЭСФ после восстановления связи |
ЭСФ и виртуальный склад: особенности для товарного учёта
Виртуальный склад (ВС) — это модуль ИС ЭСФ, предназначенный для контроля движения товаров, включённых в специальный перечень. Товары на виртуальном складе прослеживаются от производителя или импортёра до конечного потребителя по каждому ЭСФ.
При выставлении ЭСФ на товар из перечня ВС система требует указать:
- код ТН ВЭД (товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности);
- количество товара в единицах измерения ВС;
- номер декларации на товары (для импортных позиций) или номер документа об оприходовании.
Если товар списывается с виртуального склада поставщика и не зачисляется на виртуальный склад покупателя — система заблокирует выставление ЭСФ до устранения расхождения. Это исключает схемы «бумажного» НДС и позволяет КГД отслеживать движение товаров в режиме реального времени.
Штрафы за нарушения при работе с ЭСФ
Административная ответственность за нарушения при выписке счетов-фактур установлена статьёй 280 КоАП РК.
| Нарушение | Санкция (2026 год) |
| Невыписка ЭСФ при наличии обязанности | Штраф: МСБ — 15 МРП; крупный субъект — 70 МРП за каждый факт |
| Выписка ЭСФ с нарушением срока (позднее 15 к/дней) | Предупреждение (1-е нарушение) или штраф 15–30 МРП (повторное) |
| Выписка ЭСФ с недостоверными сведениями | Отказ в зачёте НДС у покупателя + штраф поставщику |
| Принятие НДС к зачёту по ЭСФ со статусом «Отклонён» или «Доставлен» | Доначисление НДС + пеня 1,25× ставки рефинансирования |
| Непередача ЭСФ по товарам виртуального склада | Штраф 50 МРП + приостановление расходных операций по виртуальному складу |
| Отказ контрагенту в вычете НДС: если ваш поставщик не выписал ЭСФ или выписал его с нарушениями — вы лишаетесь права на зачёт НДС по этой сделке. Это финансовый риск покупателя, поэтому перед оплатой проверяйте наличие и корректность входящего ЭСФ в ИС ЭСФ. |
Часто задаваемые вопросы об ЭСФ
Может ли ИП на упрощёнке выставить ЭСФ, если его не просят?
Да. ЭСФ — инструмент двусторонний: неплательщик НДС, не обязанный выставлять ЭСФ, тем не менее вправе сделать это добровольно. Однако такой ЭСФ не даёт получателю права на зачёт НДС — поскольку поставщик его не начислял.
Как исправить ошибку в уже подписанном ЭСФ?
Подписанный ЭСФ нельзя отредактировать. Порядок следующий: поставщик аннулирует ошибочный ЭСФ (если получатель ещё не принял его — через отзыв; если принял — через взаимное согласие и аннулирование), затем выписывает исправленный ЭСФ с верными данными. Аннулирование отражается в отчётности обеих сторон.
Нужно ли выставлять ЭСФ при расчётах через онлайн-кассу (ФКМ)?
Чек онлайн-кассы (фискальный кассовый модуль, ФКМ) не заменяет ЭСФ. При продаже товаров или услуг юридическому лицу или ИП — ЭСФ обязателен наряду с кассовым чеком. При реализации физическим лицам-потребителям ЭСФ не требуется — достаточно кассового чека.
Как проверить ЭСФ контрагента в системе?
Через портал esf.gov.kz в разделе «Поиск ЭСФ» по БИН поставщика, номеру и дате ЭСФ. Также статус ЭСФ доступен в разделе «Входящие» вашего личного кабинета. Для массовой проверки — через API-интеграцию или запрос выгрузки из ИС ЭСФ.
Что делать, если ИС ЭСФ недоступна в момент выставления?
При подтверждённом КГД техническом сбое поставщик вправе выставить счёт-фактуру на бумажном носителе. После восстановления работы системы бумажный счёт-фактура переносится в ИС ЭСФ в течение 15 рабочих дней. Факт сбоя фиксируется официальным уведомлением КГД на сайте kgd.gov.kz.
Нужно ли подтверждать ЭСФ при импорте из России или Беларуси?
При импорте из стран ЕАЭС в Казахстане применяются счета-фактуры по форме, установленной Протоколом к Договору о ЕАЭС. Они отражаются в ИС ЭСФ как «Импорт ЕАЭС» с особым порядком заполнения: в частности, суммы НДС указываются отдельно по казахстанскому законодательству, и эти суммы уплачиваются декларантом самостоятельно в бюджет РК.
